Archives de l’entreprise : organiser les durées de conservation

Vous changez de logiciel ou manquez de place dans les archives. Avant de supprimer des documents, il faut vérifier leur nature, leur durée de conservation et la possibilité de les relire.

Ne pas appliquer une durée unique à tout le dossier

Les délais de conservation diffèrent entre pièces comptables, documents fiscaux, contrats et documents sociaux. Ils peuvent aussi avoir des points de départ différents. La forme numérique ne dispense pas de conserver les éléments utiles dans des conditions adaptées. Il faut pouvoir retrouver le document et le relier à l’opération qu’il justifie.

Les éléments à réunir

• Définir un classement par exercice et par nature de document.
• Vérifier la lisibilité et l’accès aux pièces dématérialisées.
• Identifier les contrats ou dossiers ayant une durée spécifique.

Pour votre dossier

Pour ce qui est des pièces comptables, demandez-nous un point avant une migration ou un tri important. Vérifiez que les exports sont complets et lisibles. Un accès à un ancien compte qui va être fermé ne constitue pas, à lui seul, une solution de conservation.

Pour faire le point avec nous : comptabilité et gestion et coordonnées du cabinet.

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